Collaboration Tools - Wie Sie mit moderner Zusammenarbeit Ihre E-Mail Flut reduzieren
von André Fletterer (Zettabyte IT)
Der Einsatz von modernen Collaboration Tools kann viele Benefits mit sich bringen. In Zeiten von Corona haben diese Lösungen, gerade in Verbindung mit Video-Konferenz-Funktionen, nochmal an Bedeutung gewonnen. Jedoch ist die Covid-19-Krise nur ein externer Beschleuniger einer Entwicklung, die schon Jahre früher eingesetzt hat. Als erstes setzten meistens Software-Schmieden, nicht selten aus dem Sillicon-Valley, moderne, agile Arbeitsweisen mit den dazugehörigen Tools ein. Doch viel wichtiger als die Frage, ob Sie als Lösung Slack, Trello oder Microsoft Teams einsetzen, ist die Bereitschaft der Anwender sich auf die neue Art der Zusammenarbeit einzulassen. Viele Mitarbeiter sind einfach die jahrelang praktizierte Abarbeitung der E-Mail Inbox gewohnt und es gestaltet sich bekanntermaßen oft schwierig, etablierte Vorgehensweisen zu ändern bzw. zu ersetzen. Durch gutes Change-Management kann jedoch dieser Sprung gelingen und es kann Ihrem Unternehmen viele Vorteile bringen. Am Beispiel der E-Mail Bearbeitung kann dies nachvollziehbar dargestellt werden: In vielen Unternehmen existiert immer noch eine zum Teil unbeherrschbare E-Mail Flut. Jedes noch so kleine Thema zwischen externen und internen Mitarbeitern wird über das Medium E-Mail abgewickelt. Dies trägt zum Teil schon absurde Züge, da oft über den E-Mail Client selbst kurze Nachrichten wie mit einem Messenger hin- und her geschickt werden. Jeder kennt diese Mails mit Betreff “Re: Re: AW: AW: RE: …” Darunter leidet nicht zuletzt die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit von vergangenen Themen und Aufgaben. Hier kommen oft Document Management Systeme zum Einsatz, in denen E-Mails objektbezogen (z.B. für eine Aufgabe oder einen Geschäftsvorgang) abgelegt werden sollen. Dies scheitert aber oft an der Akzeptanz der Mitarbeiter, die für die Ablage im DMS nochmal genau so viel Zeit verbrauchen wie mit der Abarbeitung der Mails. Hier spielen die Collaboration Tools wie Slack, Trello, Asana oder Microsoft Teams ihre Stärken aus. Ist im Tool eine Aufgabe in einem Projekt als organisatorisches Objekt angelegt, so kommuniziert man direkt am Objekt selbst. D.h. konkret: Hat man z.B. eine Frage zu einer Aufgabe, stellt man diese als Kommentar in der Aufgabe. Alle Mitarbeiter die der Aufgabe zugeteilt sind, können live alles nachvollziehen. Es wird an der Aufgabe jeder Schritt protokolliert und dokumentiert. Im besten Fall entsteht während der Abarbeitung des Tasks ein für Alle nachvollziehbares Protokoll. Der Mitarbeiter kann sich voll und ganz auf die eigentliche Erledigung der Aufgabe konzentrieren und muss nicht Zeit mit der Protokollierung oder Ablage vergeuden. Werden diese Arbeitsweisen von den Mitarbeitern verinnerlicht, kann hier das Mailaufkommen um bis zu 30% reduziert werden. Weiterhin entstehen hier nachgelagert weitere erhebliche Zeitersparnisse.
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